Guía de impuestos para propietarios de restaurantes

Reconocemos que comprender las cuestiones fiscales relacionadas con su industria puede ser un proceso lento y complicado, y deseamos ayudarle a obtener la información que necesita para que pueda enfocarse en iniciar y hacer crecer su negocio.

Hemos creado esta guía para ayudarlo a entender mejor las obligaciones fiscales específicas para la industria de restaurantes y bebidas.



Cómo utilizar esta guía

Inside the Restaurant

Cada sección de esta guía contiene información importante para su negocio. La sección Cómo iniciar le brinda recursos clave relacionados con el registro, la presentación de declaraciones, el mantenimiento de cuentas, así como otra información importante que necesita.

La sección Temas de la industria abarca varios temas, cada uno en un formato de resumen que puede ser ampliado para proporcionar información más exhaustiva si la necesita.

Por último, la sección Recursos proporciona enlaces a una amplia variedad de información, incluyendo seminarios basados en la web, formularios y publicaciones, información legal y reglamentaria, y acceso a ayuda en vivo de parte de nuestros representantes del servicio al cliente.

Por favor, tenga en cuenta que esta información es de carácter general y no pretende sustituir a ninguna ley o reglamento.



Restaurant setting

Si necesita ayuda

Si en cualquier momento necesita asistencia con los temas incluidos en esta guía —o con otros que quizá no hemos incluido— no dude en comunicarse con nosotros por teléfono o correo electrónico para obtener ayuda. La información de contacto y el horario de operación están disponibles en la sección Recursos.

Si tiene sugerencias para mejorar esta guía, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico.

El personal de la Board of Equalization (BOE) está elaborando propuestas de enmienda al reglamento 1603 (Regulation 1603) para someterlas a consideración de los miembros electos de BOE para que aclaren la aplicación del impuesto a las propinas, gratificaciones y cargos por servicio. Para recibir copias de los documentos de la futura discusión, incluyendo los borradores del reglamento propuesto, pida que se agregue su nombre a la lista de partes interesadas en btcinformationrequests@boe.ca.gov.

Cómo iniciar

Si está iniciando un negocio en California y espera realizar ventas sujetas a impuestos, debe registrarse con nosotros para obtener un permiso de vendedor y presentar declaraciones regulares del impuesto sobre las ventas y el uso. Independientemente de si está iniciando la operación de un restaurante o haciendo crecer su negocio existente, las siguientes herramientas le serán útiles para mantener su cuenta con nosotros.

Registro

Registro en línea (Online Registration) — Regístrese con nosotros para obtener su permiso de vendedor o para añadir un lugar de negocios a una cuenta existente.

Presentación y pagos

Temas de la industria

Conceptos básicos

Impuestos sobre las ventas y el uso en general

En California, todas las ventas están sujetas a impuestos a menos que la ley prevea una exención específica. En la mayoría de los casos, las ventas sujetas a impuestos son de bienes personales tangibles, que la ley define como artículos que pueden ser vistos, pesados, medidos, percibidos o tocados.

Para la industria restaurantera, la mayoría de las ventas sujetas a impuestos van a ser de alimentos y bebidas. Sin embargo, usted podría también estar obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas por las propinas obligatorias, los descorches y los cargos mínimos ("cover charges"), entre otras cosas.

El impuesto sobre el uso es un complemento del impuesto de California sobre las ventas y usted debe pagarlo siempre que compra artículos sujetos a impuestos sin pagar el impuesto de California sobre las ventas a un vendedor de otro estado para su uso en California. También debe pagar el impuesto sobre el uso por los artículos que retira de su inventario y usa en California cuando no pagó el impuesto al comprar los artículos. Para pagar el impuesto sobre el uso, declare el precio de compra de los artículos sujetos a impuestos bajo "Puchases Subject to Use Tax” (Compras sujetas al impuesto sobre el uso) en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. Esas compras se convierten en parte del monto total que está sujeto a impuestos.

Si consume o regala productos no alimenticios sujetos a impuestos, tales como refrescos o bebidas alcohólicas que compró sin pagar el impuesto sobre las ventas, deberá pagar el impuesto sobre el uso equivalente —generalmente igual al impuesto sobre las ventas— basado en el costo para usted de esos productos.

Permiso de vendedor

La mayoría de las personas que venden alimentos u otros artículos sujetos a impuestos en California, aunque sea de forma temporal, debe inscribirse en BOE para obtener un permiso de vendedor.

El registro para obtener un permiso de vendedor es gratis, aunque en algunos casos se podría pedir un depósito de seguridad.

Si su restaurante tiene más de una ubicación, debe registrar todas las ubicaciones con nosotros.

Puede inscribirse en Board of Equalization para obtener un permiso de vendedor o permiso de vendedor consolidado utilizando nuestro servicio de registro en línea.

Asegúrese de informarnos de cualquier cambio en su negocio o en su dirección de correo postal o electrónico para que podamos mantener sus registros actualizados e informarle de cambios importantes en la ley, las tasas de impuesto o los procedimientos. Puede actualizar fácilmente la información de su cuenta comunicándose a nuestro Centro de Servicio al Cliente o a cualquiera de nuestras oficinas regionales en todo el estado. La información de contacto está disponible en la sección Recursos de esta guía.

Temas clave de la industria

Todas sus ventas podrían estar sujetas a impuestos (regla 80/80)

La "regla 80/80" es aplicable cuando más del 80 por ciento de sus ventas son alimentos y más del 80 por ciento de los alimentos que vende están sujetos a impuestos. Si la regla 80/80 es aplicable y usted no lleva el control por separado de las ventas de productos alimenticios fríos que se venden para llevar, es responsable del impuesto sobre el 100 por ciento de sus ventas.

Si la regla 80/80 es aplicable a su negocio, podría elegir contabilizar por separado las ventas de productos alimenticios fríos que se venden para llevar. Usted debe declarar y pagar el impuesto en todos los alimentos y las bebidas que venden para llevar a menos que:

  • La venta no esté sujeta a impuestos, o
  • Usted elija no declarar el impuesto sobre las ventas para llevar a pesar de que sus ventas cumplen con los dos criterios de la regla 80-80. Tales ventas incluyen:
    • Productos alimenticios fríos, y
    • Productos de panadería calientes y bebidas calientes que se venden a un precio aparte.

Las ventas de esos productos deben contabilizarse por separado y estar apoyadas por documentos, tales como las comandas ("guest checks") o los rollos de las cajas registradoras. La caja debe tener una llave aparte para los alimentos fríos que se venden para llevar o alguna otra manera de denotar tales ventas. Sin la documentación adecuada, el 100 por ciento de sus ventas estará sujeto a impuestos bajo la regla 80/80.

Si está iniciando la operación de un nuevo restaurante, cambiando el menú o la manera en que sirve la comida en su restaurante existente, tal vez desee probar la regla 80/80.

La regla 80/80 se aplica por ubicación. Si tiene varias ubicaciones, cada una debe considerarse por separado.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Alimentos que se venden para el consumo en su lugar de negocios

Las ventas de alimentos y bebidas para consumirlos en su lugar de negocios generalmente están sujetas a impuestos.

Usted tiene un lugar de negocios donde los clientes pueden consumir sus compras si:

  • Suministra las mesas y sillas o barras para comer, o suministra bandejas, vasos, platos u otro tipo de vajilla; o
  • Se ubica en un centro comercial y cerca de las instalaciones para comer provistas por el centro comercial. En este ejemplo, usted está ubicado dentro o cerca de un área de comida ("food court") o cerca de un área donde se proporcionan mesas y sillas para comer.

Se considera que los alimentos y las bebidas se sirven si están destinados a ser consumidos en su lugar de negocios o si se entregan en un envase retornable individual del que se puede comer.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Alimentos que se venden para llevar

A menos que sus ventas estén todas sujetas a impuestos bajo la regla 80/80, sus ventas de productos alimenticios fríos que se venden de manera individual para llevar generalmente no están sujetas a impuestos.

Los productos alimenticios fríos incluyen sándwiches fríos, malteadas, licuados o batidos, helados y ensaladas frías, entre otros. Los alimentos fríos que se venden como parte de un paquete combinado, dependiendo del otro contenido del paquete, pueden estar sujetos a impuestos.

Las ventas para llevar de productos alimenticios preparados calientes están sujetas a impuestos, a menos que se les considere productos horneados calientes.

Las bebidas calientes como el café y el té no están sujetas a impuestos si se venden para llevar, pero los refrescos y bebidas alcohólicas siempre están sujetos a impuestos.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Entregas de alimentos

Si hace entregas de alimentos, se considera que los alimentos se venden “para llevar”. Los alimentos preparados calientes están sujetos a impuestos incluyendo cualquier cargo por servicio de entrega que haga.

Sin embargo, si los productos alimenticios no están sujetos a impuestos, como sándwiches fríos, entonces el cargo por entrega tampoco está sujeto a impuestos. Si cobra un precio único por una combinación de alimentos que son calientes y fríos, el precio total está sujeto a impuestos incluyendo cualquier cargo por servicio de entrega que haga.

A usted no se le considera un proveedor de servicios de banquetes ("caterer") si vende alimentos para llevar o simplemente entrega los alimentos; sin embargo, se le considera un proveedor de servicios de banquetes si sirve comidas, alimentos o bebidas en las instalaciones de un cliente o en las instalaciones que provee un cliente. Para obtener más información sobre la aplicación del impuesto al servicio de banquetes ("catering"), vea Tax Guide for Caterers (Guía de impuestos para los proveedores de servicios de banquetes).

Alimentos preparados calientes

Los alimentos calentados generalmente están sujetos a impuestos, independientemente de si los venden para llevar o para el consumo en su restaurante.

A un producto alimenticio se le considera que está caliente cuando se calienta a una temperatura superior a la temperatura ambiente, y se considera caliente incluso después de que ha enfriado ya que está destinado a venderse caliente.

Una excepción notable: Productos horneados calientes

Los productos horneados calientes, tales como los pretzels o los croissants horneados calientes, que se venden para llevar están exentos del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, si se venden en un paquete combinado junto con alimentos preparados calientes o con una bebida caliente, todo el paquete combinado está sujeto a impuestos. Los productos calientes horneados que se compran para consumirse en su restaurante están sujetos a impuestos.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Alimentos fríos

Las ventas de productos alimenticios fríos a sus clientes para el consumo en su restaurante están sujetas a impuestos.

A menos que todas sus ventas estén sujetas a impuestos bajo la regla 80/80, sus ventas de productos alimenticios fríos como sándwiches, batidos, malteadas, licuados, ensaladas y helados no están sujetos a impuestos si se venden para llevar.

Los alimentos fríos que sus clientes calientan en un horno de microondas que usted suministra se consideran alimento fríos que se venden para llevar.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Cuándo cobrar el impuesto sobre las ventas

Paquetes combinados

Cuando vende dos o más productos alimenticios juntos en un paquete para llevar por un precio único, el impuesto se aplica de acuerdo a los componentes del paquete y a si es aplicable la regla 80/80 a su negocio.

Incluir alimentos calientes o bebidas calientes en un paquete combinado hace que todo el paquete esté sujeto a impuestos.

Si vende un paquete combinados para llevar que incluye alimentos fríos y un refresco, el importe del precio de venta del refresco está sujeto a impuestos.

Las ventas de alimentos y bebidas para que sus clientes los consuman en su restaurante siempre están sujetas a impuestos.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Ventas no sujetas a impuestos

Ciertas ventas que usted pudiera hacer en su restaurante no están sujetas a impuestos, tales como las ventas de productos alimenticios fríos que no son para el consumo en su restaurante, ventas al gobierno de los Estados Unidos o las ventas para la reventa.

Cuando vende un producto alimenticio frío que no es apto para el consumo en su restaurante – ya sea porque requiere de descongelación o cocción, o porque se vende en un tamaño que no consume una sola persona – no debe cobrar el impuesto sobre la venta. Por ejemplo, una pizza congelada requiere que su cliente la cocine, y un litro de salsa no es típicamente algo que el cliente podría comer en las instalaciones.

Las ventas que hace al gobierno de los Estados Unidos no están sujetas a impuestos. Además, las ventas de los artículos que se revenderán no están sujetas a impuestos cuando acepta un certificado de reventa del comprador de esos artículos.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Cargos por servir alimentos que suministra el cliente

Los cargos que hace a sus clientes por servir los alimentos o las bebidas que éstos suministran están sujetos a impuestos.

Por ejemplo, cuando un cliente le da un pez para que lo prepare y lo sirva por un cargo separado, dicho cargo debe incluirse en el importe total sujeto a impuestos de la venta. Del mismo modo, las tarifas por descorche están sujetas a impuestos.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Comidas para empleados

En la mayoría de los casos, los cargos que hace a sus empleados por las comidas están sujetos a impuestos. Si ofrece comidas a sus empleados y hace un cargo específico por las comidas, los cargos por la comida están sujetos a impuestos y deben declararse en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. Los ejemplos siguientes se consideran cargos sujetos a impuestos:

  • Los empleados le pagan en efectivo las comidas que consumen.
  • Usted reduce el sueldo de los empleados para compensar por las comidas que consumen.
  • Sus empleados reciben comidas en lugar de dinero en efectivo para hacer que su salario esté a la par con el salario mínimo legal.
  • Los empleados tienen la opción de recibir dinero en efectivo por las comidas que no consumen.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Descuentos, propinas y cobros no relacionados con alimentos

Cargos mínimos y venta de boletos

Los cargos mínimos (conocidos en inglés como "cover charges") que los clientes pueden recuperar en alimentos y bebidas están sujetos a impuestos, independientemente de si el cliente recupera en realidad esos cargos. Los cargos aparte únicamente por la admisión o por un boleto de entrada a un lugar que ofrece entretenimiento no están sujetos a impuestos.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Propinas

Las propinas y gratificaciones opcionales no están sujetas a impuestos si las distribuyen a sus empleados. Las propinas y gratificaciones obligatorias sí están sujetas a impuestos. Las propinas y gratificaciones sugeridas con las que sus clientes están de acuerdo antes del servicio se consideran como obligatorias.

Si tiene un aviso en su menú indicando que se añadirá una propina para grupos mayores a un determinado tamaño, esas propinas son obligatorias y están sujetas a impuestos. Además, si tiene un contrato estándar para el uso de un salón de banquetes que recomienda una cierta propina y su cliente acepta dicho acuerdo antes de utilizar la sala de banquetes, la propina es obligatoria.

Conservar los menús viejos es una gran manera de documentar sus políticas de propinas.

Para obtener más información, consulte la publicación 115-S, Propinas, gratificaciones y cargos por servicio de BOE.

El personal de BOE está elaborando propuestas de enmienda al reglamento 1603 (Regulation 1603) para someterlas a consideración de los miembros electos de BOE para que aclaren la aplicación del impuesto a las propinas, gratificaciones y cargos por servicio. Para recibir copias de los documentos de la futura discusión, incluyendo los borradores del reglamento propuesto, pida que se agregue su nombre a la lista de partes interesadas en btcinformationrequests@boe.ca.gov.

Cupones de descuento

Si acepta cupones de descuento que permiten a sus clientes comprar alimentos y bebidas a un precio reducido, debe pagar el impuesto sobre el importe que recibe de la venta.

Por ejemplo, si tiene una promoción de "compre uno y llévese otro gratis", debe pagar el impuesto por su cobro total al cliente, no incluyendo cualquier propina opcional.

Si recibe dinero de un tercero como reembolso por cualquier programa de descuento, ese importe se considera parte de sus ingresos brutos y está sujeto a impuestos.

Por ejemplo, si tiene una promoción en la que el cliente que presente un cupón tiene derecho a dos comidas por el precio de una, y un promotor está pagándole dos dólares por cada cupón redimido, el impuesto sobre las ventas se aplica al total que recibió del cliente más los dos dólares que recibió del promotor.

Algunas compañías de terceros, tales como Groupon™ o LivingSocial™, ofrecen promociones "deal of the day" (oferta del día) en la que un cliente paga por un cupón que puede canjear por artículos a un precio reducido. En estos casos, se debe pagar el impuesto sobre las ventas sobre el precio de venta que le da al cliente más la cantidad que el cliente pagó por el cupón.

Para obtener más información acerca de cómo se aplica el impuesto a las promociones de "oferta del día", consulte el aviso especial de noviembre de 2011 de BOE, Application of Sales Tax to Deal-of-the-Day Instruments (Aplicación del impuesto sobre las ventas a los instrumentos de oferta del día).

Alimentos y bebidas de cortesía

Si consume o regala alimentos, bebidas no carbonatadas o bebidas sin alcohol, no debe pagar el impuesto sobre los mismos.

Si consume o regala artículos no alimenticios, tales como refrescos o bebidas alcohólicas que compró sin pagar el impuesto, debe pagar un impuesto sobre el uso – generalmente igual al impuesto sobre la ventas - basado en el costo para usted de esos artículos.

Se recomienda enfáticamente que mantenga un registro exacto de todos los artículos que consuma, regale o deseche.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Otra información útil

Requisitos para colocar letreros

Si vende alimentos o bebidas a un precio que incluye impuesto y quiere reclamar una deducción por el impuesto sobre las ventas incluido en su declaración de impuestos, debe colocar un letrero en el establecimiento que indique en inglés all prices of taxable items include sales tax reimbursement computed to the nearest mill (Todos los precios de los productos sujetos a impuestos incluyen un reembolso del impuesto sobre las ventas calculado a la milésima más cercana).

Si vende alimentos o bebidas a un precio que incluye impuesto en algunas zonas de su restaurante —como un bar— pero no en otras, tal como en una zona de asientos generales, debe colocar el letrero de manera prominente en todas las zonas donde se sirven alimentos y bebidas.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Mantenimiento de registros

Las siguientes son algunas directrices básicas que pueden ayudar a prevenir problemas de impuestos inesperados.

  • Si su restaurante tiene un bar, asegúrese de mantener separados los registros que muestran las compras y ventas del restaurante de los registros de las compras y ventas del bar.
  • Debe mantener un registro escrito de su política con respecto a los alimentos y bebidas gratuitos que sirve a los clientes y empleados, así como un registro de los alimentos y bebidas gratuitos que usted suministra.
  • Debe conservar pruebas de los cambios de precios o de otras variables en sus prácticas tarifarias habituales.

Si realiza cambios de precios en el menú, haga una anotación en sus registros que muestre los cambios de precio y la fecha de los cambios. Debe conservar todos los documentos, tales como facturas o rollos de caja registradora, que muestran los cambios en los precios y las fechas de entrada en vigor de los mismos.

Si su restaurante tiene una hora feliz ("happy hour"), debe mantener como registros los menús y los letrero que muestran las fechas y el horario de las horas felices y los rollos de caja registradora que muestran las ventas que se realizaron durante las horas felices.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Dispositivos y programas de software para la ocultación de ventas

A partir del 1 de enero de 2014, será un delito para cualquier persona que a sabiendas venda, compre, instale, transfiera o posea programas de software o dispositivos que se utilizan para ocultar o eliminar las ventas y falsificar registros.

El uso de estos dispositivos le da una ventaja competitiva injusta sobre los dueños de negocios que cumplen con la ley y pagan su parte justa de los impuestos y cuotas. Los infractores podrían ser condenados hasta tres años de cárcel, pagar multas de hasta 10,000 dólares y estarán obligados a pagar todos los impuestos retenidos ilegalmente, incluyendo multas e interés.

Controles de inventario

Se recomienda enfáticamente a los propietarios de restaurantes llevar un control cuidadoso de su inventario (por ejemplo, mantener registros de las entregas, mantener las existencias de licor en un almacén bajo llave y mantener registros de los productos almacenados o eliminados) para minimizar la posibilidad de determinaciones de impuesto adicionales.

Usted debe mantener registros de las compras para la reventa separados de los registros de suministros y artículos que no son para la reventa. Sus registros también deben dar un seguimiento preciso de su inventario de mercancías desde el momento en que se compran hasta el momento en que se venden o utilizan.

Tener controles de inventario estrictos puede ayudarle a ahorrar dinero y a mantenerse competitivo.

Para obtener más información, consulte la publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas de BOE.

Si cobra demasiado impuesto

Si cobra más que el importe requerido de impuesto por una venta, debe devolver el exceso al cliente o pagarlo directamente a BOE.

Si reembolsa el impuesto en exceso cobrado a su cliente y ya lo había pagado a BOE, puede presentar una reclamación de reembolso. Al hacerlo, debe proporcionarnos pruebas de su reembolso al cliente.

Las pruebas que ha devuelto el impuesto en exceso a un cliente pueden ser en forma de un recibo, cheque cancelado o pruebas de que el cliente eligió tomar un crédito por el importe en cuestión.

Recursos

¿Necesita saber más? Siga los siguientes enlaces para obtener más información acerca de los temas tratados en esta guía, así como otra información que le podría ser útil:

Tres principales recursos

Otros recursos específicos para restaurantes

Publicaciones

Avisos especiales y artículos

Reglamentos, anotaciones y manuales

Otros recursos útiles

  • Póngase en contacto con nosotros (Contact Us) – Un listado de los contactos de BOE para que resuelva sus preguntas e inquietudes.
  • Inscríbase para recibir actualizaciones de la BOE (Sign Up for BOE Updates) – Suscríbase a nuestras listas de correo electrónico y reciba las últimas noticias, boletines de noticias, actualizaciones de impuestos y cuotas, agendas de las reuniones públicas y otros avisos.
  • Videos y guías de procedimientos (Videos and How-To Guides) – Estos recursos le ayudarán a evitar errores comunes, a presentar su declaración de impuestos en línea y a muchas cosas más.
  • Tasas de impuesto de ciudades y condados (City and County Tax Rates) – Un listado de las tasas de impuestos actuales e históricas.
  • Avisos especiales (Special Notices) – Los avisos especiales de BOE se publican cuando hay un cambio en la ley, las tasas de impuesto o los procedimientos de BOE.
  • Servicios en línea de la BOE (BOE Online Services) – Obtenga información sobre los servicios en línea que ofrece la BOE.
  • Verificar un permiso o licencia (Verify a Permit or License) – Puede utilizar esta aplicación para verificar un permiso de vendedor, una licencia de minorista de cigarrillos y productos de tabaco, una cuenta de desechos electrónicos o una cuenta de cuota de mantenimiento de tanque de almacenamiento subterráneo.
  • Oficinas regionales de la BOE (Field Offices) – Un listado completo de todas las oficinas regionales de BOE e información de contacto.
  • Encuentre al miembro de BOE que le corresponde (Find your Board Member) – Puede utilizar esta aplicación para identificar rápidamente a su representante electo de BOE.
  • ¡Obténgalo por escrito! (Get It In Writing!) – La Ley del Impuesto Sobre las Ventas y el Uso puede ser compleja, así que le animamos a hacer sus preguntas por escrito.
  • Defensor de los Derechos de los Contribuyentes – TRA (Taxpayers’ Rights Advocate (TRA)) – La oficina del TRA ayuda a los contribuyentes cuando no pueden resolver un asunto a través de los medios normales, cuando desean obtener información sobre los procedimientos relativos a un conjunto particular de circunstancias, o cuando hay violaciones aparentes a los derechos.